POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS
De acuerdo con lo establecido en el artículo 15 Y 20 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 mediante la cual se reglamentó la protección de los datos personales en Colombia y los Decretos reglamentarios 1377 de 2013, 886 de 2014, 1081 de 2015 y demás normas que las modifiquen, sustituyan y/o adicionen, la empresa CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS establece la política para el tratamiento y protección de los datos personales de las personas naturales y jurídicas con las que con ocasión del cumplimiento del objeto contractual tenga alguna relación, en los siguientes términos:
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS, sociedad por acciones simplificada, legalmente constituida mediante documento privado, registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá el 14 de septiembre de 2022, de conformidad con el certificado de existencia y representación legal de la empresa expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá.
Con un establecimiento de comercio adscrito que ha venido operando desde el año 2013 y ejerciendo la profesión como persona natural independiente desde el año 2004.
Dirección: Cll. 19 # 5 - 30
Domicilio: Bogotá D.C.
Teléfono: 3102275046 - 3214951100
Correo electrónico: admonvalenciaabogados@gmail.com
ARTÍCULO 2. DEFINICIONES: Para los efectos de la presente política a continuación, se relacionan las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 3 del Decreto 1377 de 2013 así.
● Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
● Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
● Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
● Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
● Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
● Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
● Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
● Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
● Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
● Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
● Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
● Transmisión: la transmisión tiene lugar cuando CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS en su calidad de responsable comunica los datos dentro o fuera del territorio de Colombia a un encargado que por cuenta de CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS tiene por objeto la realización de un Tratamiento.
ARTÍCULO 3. ALCANCE: La política de tratamiento de datos personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS, responsable del tratamiento de datos personales.
ARTÍCULO 4. DERECHOS DE LOS TITULARES: Los derechos de los titulares de los datos personales son los descritos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, establecidos así:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS, este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS Para la recopilación, manejo y supresión de datos personales, CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS actuará de conformidad con los principios establecidos en la ley:
● Legalidad: Para el Tratamiento de los datos personales, CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS se sujetará a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás disposiciones.
● Finalidad: CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS informará al Titular la finalidad del Tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con la constitución y la ley.
● Libertad: CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS ejercerá el Tratamiento de los datos personales únicamente con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular; o por mandato legal o judicial.
● Veracidad o Calidad: la información sujeta a Tratamiento de los datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
● Transparencia: CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS garantiza al Titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
● Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento que CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS dará a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución, los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable, para brindar un conocimiento restringido al Titular o terceros autorizados.
● Seguridad: la información sujeta a Tratamiento por CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias, otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
● Confidencialidad: las personas que intervengan en el Tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS garantizará los medios necesarios para mantener dicha confidencialidad.
ARTICULO 6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS: Esta política es aplicable en todos los procesos y procedimientos desarrollados en el marco del objeto social de CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS. La empresa recolecta, almacena, usa, maneja, transfiere, transmite y suprime datos personales con las siguientes finalidades:
En relación con la naturaleza y gestión empresarial de CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS: El Tratamiento de datos personales se realizará con la finalidad de desarrollar su objeto social principal que consiste en la prestación de asesorías y servicios de representación legal y jurídica a personas naturales, empleados, empresas o entidades públicas en todos sus órdenes. Para tal efecto podrá llevar a cabo todas aquellas actividades de naturaleza civil, comercial y los trámites judiciales o administrativos que sean necesarios para la prestación efectiva de dichos servicios. La empresa podrá llevar a cabo, en general, todas las operaciones de cualquier naturaleza que ellas fueren, relacionadas con el objeto mencionado, así como cualquier actividad similar, conexa o complementaria o que permitan facilitar o desarrollar el comercio o la industria de la sociedad.
A. RECURSOS HUMANOS El Tratamiento de los datos personales se realizará para la selección, vinculación, gestión de desempeño de funciones y comunicaciones, retiro o terminación de las relaciones jurídicas que tenga con sus empleados, ex empleados, aspirantes a cargos, practicantes, pasantes, entre otros.
B. GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. El Tratamiento de datos personales se realizará en el inicio, ejecución y culminación de los proyectos adelantados por CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS ante terceros sea cual sea la modalidad de contratación o vínculo.
C. ADMINISTRATIVA – REVISOR FISCAL Y CONTADORA. El Tratamiento de los datos personales se realizará para todo tipo de actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, Así mismo, se utilizarán para el pago de empleados, proveedores y contratistas.
ARTÍCULO 7. TITULAR: Para los efectos de estas políticas, se entenderán como Titulares de los datos personales, todas las personas que aparezcan registradas en las bases de datos de CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS: I) Socios II) empleados; III) proveedores; IV) clientes; V) aliados y afines.
ARTÍCULO 8. TRATAMIENTO AL CUAL ESTÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES: Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS establece en estas políticas los siguientes procedimientos e instrumentos:
Recolección de los datos personales: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS recogerá los datos personales siempre que obtenga la autorización de su Titular, limitándose a aquellos datos personales que son pertinentes o adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente. CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS no utilizará medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.
El proceso de recolección se realizará mediante el diligenciamiento de solicitudes de vinculación a las bases de datos, encuestas o formularios de forma telefónica, digital o presencial, o cualquier otro medio adecuado, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada una de las finalidades para las que es recogido el dato personal. A partir del momento en que el Titular de los datos personales autoriza a CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS, para la recolección y Tratamiento de sus datos personales, estos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y laborales.
Autorización: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS dará Tratamiento a los datos personales, previa autorización informada y expresa del Titular, la cual estará redactada en lenguaje claro y sencillo y deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico, digital o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior, a más a tardar antes del momento de su recolección.
Al momento de solicitar al Titular la autorización, CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS deberá informarle de manera clara y expresa los datos personales que serán recolectados y las finalidades específicas al cual serán sometidos; así como los derechos que tiene como Titular y los medios a través de los cuales puede ejercerlos.
El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier dato personal sensible solicitado por CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS, relacionado, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.
CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS podrá suministrar la información de los datos personales del Titular a sus causahabientes, representante legal o apoderado general, o terceros autorizados por éste o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.
En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS le comunicará al Titular de los datos personales, de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.
CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS podrá continuar con el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos, para la finalidad indicada en estas políticas, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento, su derecho y pedir la eliminación del dato.
Casos en los que no es necesaria la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (i) datos o bases de datos de naturaleza pública, (ii) información requerida por mandato de autoridades públicas administrativas por orden judicial, (iii) casos de urgencia médica o sanitaria, (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, entre otros de naturaleza pública.
Conservación y supresión de los datos personales: CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS conservará los datos personales en sus repositorios manuales y digitales, teniendo en cuenta el nivel de riesgo, tomará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias, para garantizar a los Titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros. CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.
Así mismo manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace responsable por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del Titular de los datos personales conocer en los respectivos portales, las políticas relacionadas con la protección y el Tratamiento de su información. En el sitio web de CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS se establecerán las instrucciones para que cada usuario o Titular de los datos personales interactúen con los mismos y presenten sus solicitudes sobre cualquier tipo de corrección, modificación y supresión conforme a lo establecido en estas políticas.
Datos recolectados antes de la adopción de estas políticas: CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS cumplirá con el aviso de solicitud de autorización exigido por la normativa vigente en materia de protección de datos, con el fin de continuar dando Tratamiento a las bases de datos conformadas antes de la vigencia de la Ley 1581 de 2012, por intermedio de los canales establecidos en estas políticas.
ARTÍCULO 9: DEBERES. El Titular de los datos personales, deberá mantener actualizada, su información y garantizar, en todo momento a CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS, la veracidad de esta. CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS no se hará garante, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el Titular.
ARTÍCULO 10 RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Responsable del Tratamiento
CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS será el responsable del Tratamiento de los datos personales y en tal condición adquiere las siguientes obligaciones:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
8. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; Adoptar una política y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
10. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Encargado del Tratamiento
La Gerencia a través de la persona que ocupe el cargo de Gerente Administrativa en asocio con las áreas de atención al usuario, será el área encargada del Tratamiento de los datos personales, por cuenta de CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS a este encargado se le suministrará información personal de los Titulares que reposen en una base de datos.
Así mismo, deberá monitorear y actualizar las finalidades para el Tratamiento de los datos personales en la empresa.
El funcionario encargado de dicha área llevará un informe de las bases de datos y tendrá a su cargo las siguientes funciones:
1. Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda, a fin de garantizar al Titular el pleno y efectivo de sus derechos.
2. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
3. Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
4. Garantizar que la información objeto del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6. Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
7. Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los Titulares de los datos personales.
8. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
9. Establecer las medidas que deberán tomarse al interior de CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS, en cada uno de los procesos y procedimientos, en los que haya lugar al Tratamiento de datos personales de Titulares.
10. Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada con el Tratamiento de datos personales.
11. Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.
12. Los demás consagrados en la ley.
ARTICULO 11: PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
El procedimiento e instrumentos para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la utilización son los siguientes:
Canales de comunicación de la información
Las actividades de Tratamiento de datos personales podrán ser realizadas por CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normativa vigente.
CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS establece como canales de comunicación con los Titulares:
Página web: www.valenciaabogados.com/
Correo electrónico: admonvalenciaabogados@gmail.com
Teléfono: 3233043890
ARTÍCULO 12: Consultas y reclamos: Las consultas y reclamos que se realicen a CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS, deberán dirigirse al correo electrónico admonvalenciaabogados@gmail.com.
En caso de información adicional, el interesado podrá comunicarse al teléfono 3233043890 o dirigirse a la Calle 19 # 5 - 20 oficina 1801 de Bogotá D.C.
Las consultas realizadas por el Titular de los datos personales o sus causahabientes, serán atendidas por CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la respectiva solicitud, los cuales se podrán prorrogar por un término máximo cinco (5) días hábiles, debiendo CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS informar previamente al interesado.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en estas políticas, podrán presentar un reclamo ante la Gerente Administrativa, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
● El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Gerencia General, a los canales de comunicación previstos en esta política, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos adjuntos que se requiera.
● El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, debiendo el área de servicio al cliente informar al interesado los motivos de la demora.
● Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos
(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
● En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al Gente administrativo o recepción en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
● Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Titular debe tramitar inicialmente su reclamo ante CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.
ARTICULO 13: ÁMBITO DE APLICACIÓN, Estas políticas serán aplicables a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS en virtud del desarrollo de su objeto social.
CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS dependiendo de las obligaciones adquiridas en el marco de estas relaciones, actuará como Responsable o encargado de los datos personales dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma es la que los recaba.
Así mismo, será aplicable cuando el Tratamiento de los datos se efectúe en territorio colombiano. Estas políticas serán aplicables cuando el responsable o el encargado del Tratamiento no resida en Colombia, pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana.
ARTICULO 14: DERECHO DE HABEAS DATA, estas políticas acogen la definición del Artículo 15 de la Constitución Política, según la cual el Habeas Data es el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.
El alcance de Habeas Data en estas políticas incluye también el denominado “hábeas data financiero”, entendido como el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal, comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular.
Finalmente, el derecho de Hábeas Data, para estas políticas, abarca desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia, la facultad que tiene el Titular de controlar la información que de sí mismo se ha recolectado en cualquier base de datos o archivo, administrado por Entidades privadas o públicas.
ARTICULO 15 IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS, CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS ha identificado las siguientes bases de datos:
Base de datos con información pública: Los datos contenidos en los registros públicos provienen del cumplimento de una función reglada, cuyos formularios y procedimientos cumplen una finalidad de publicidad y oponibilidad. Estos datos son de carácter público por disposición legal y no requieren de la autorización previa del Titular para su Tratamiento. Así mismo, se entiende que tienen la misma naturaleza de datos públicos los registros que con posterioridad se deleguen a CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS.
Bases de datos de accionistas: Son las bases de datos manuales o automatizados que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de las personas naturales que se vinculan con la empresa en calidad de socios. Los datos de carácter privado consignados en esta base de datos requieren la autorización de su Titular. Dichas bases de datos pueden contener información sensible, por lo que será usada solo para los fines en que ha sido encomendada.
Bases de datos de Empleados: Son las bases de datos manuales o automatizados que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de las personas naturales que se vinculan laboralmente a CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS. Los datos de carácter privado consignados en esta base de datos, requieren la autorización de su Titular. Dichas bases de datos pueden contener información sensible, por lo que será usada sólo para los fines en que ha sido encomendada.
Bases de datos de Proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo Tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS, para la adquisición de servicios y bienes demandados por CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS en el desarrollo del objeto social y actividad económica de la sociedad. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El Tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del Titular o su representante legal según sea el caso, la cual estará contenida en las cláusulas estipuladas para tal fin en los documentos de vinculación, prestación o contratos.
Bases de datos de clientes: Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de clientes. Dicha calidad en CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS se atribuye a aquella persona natural o jurídica que se vincula formalmente con la empresa en el proceso de gestión comercial. Los datos de carácter privado consignados en esta base de datos requieren la autorización de su Titular. Dichas bases de datos pueden contener información sensible, por lo que será usada sólo para los fines en que ha sido encomendada.
ARTICULO 16 BASES DE DATOS AUTORIZADAS, La información de datos personales sensibles estará disponible para consulta y/o modificaciones en las bases de datos autorizadas así:
Página web: www.carlosvalenciaabogados.com/
Las anteriores bases de datos cuentan con los mecanismos de seguridad necesarios para proteger los datos tales como: copias de seguridad, sistema centralizado, esquemas de contingencia y control de acceso por perfiles.
ARTICULO 17 AVISOS DE PRIVACIDAD Y MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO. En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular estas políticas, CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS. informará al Titular sobre su existencia y la forma de acceder a ellas mediante un aviso de privacidad.
Este aviso será elaborado y comunicado conforme a la normativa de protección de datos y una copia de tal publicación será conservada como prueba en los archivos de CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS.
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CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS. cuenta con unas “Políticas de Seguridad de la Información” para asegurar el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad en el Tratamiento de datos personales. Estas políticas se entienden incorporadas a este documento y establece los controles que son implementados por CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS. para garantizar la seguridad de los datos personales e implican la adopción de procedimientos y medidas físicas, administrativas y jurídicas para garantizar el control de acceso, el procesamiento, la gestión de incidentes y lo relativo a auditorías de seguridad de la información personal.
ARTICULO 18 TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo de su objeto social CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS. establece vínculos y alianzas con otras personas jurídicas corresponsables del Tratamiento de los datos personales. En estos casos CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS. extenderá a estas relaciones las obligaciones establecidas en estas políticas para los responsables y encargados del Tratamiento y suscribirá los respectivos contratos de transmisión de datos personales para dar Tratamiento a nombre del responsable a los datos personales, conforme a los principios que los tutelan, salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que contengan datos personales y guardar confidencialidad respecto del Tratamiento.
ARTICULO 19 ENTRADA EN VIGENCIA, PERIODO DE VIGENCIA Y MODIFICACIÓN. La presente política iniciará su vigencia el 01 de diciembre 2022 y tendrá validez mientras CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS. ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de CARLOS VALENCIA ABOGADOS ASOCIADOS SAS. debiendo dar a conocer oportunamente a los Titulares de los datos personales, dichas modificaciones.
Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha Entidad.